Un software de gestión documental o DMS (Document Management System) es un tipo de software de aplicación que nos permite gestionar de manera fácil y organizada una gran cantidad de documentos electrónicos y/o digitalizados (archivos digitales y/o documentos escaneados) en la empresa, como facturas de proveedores, contratos firmados por los clientes, etc. Dada la naturaleza compleja del contenido de los documentos electrónicos, la organización y manejo de sus datos es diferente al manejo de información de los sistemas que utilizan bases de datos, como los sistemas contables, sistemas POS, sistemas de manufactura, entre otros.
La indexación es una de las principales características de los sistemas de gestión documental. Esta capacidad de indexación permite adjuntar metadatos a los documentos de modo que la búsqueda y relación entre los diversos documentos sea factible de realizarse.
Los Metadatos en los Sistemas de Gestión Documental
Los documentos que son almacenados en el sistema de gestión documental deben almacenarse con una serie de metadatos que los describan. Literamente un metadato es un dato que describe otro dato, en este caso los metadatos ayudan a describir y complementar la información de los documentos electrónicos de manera que se puedan realizar búsquedas en el sistema de gestión documental de manera mucho más efectiva. Estos metadatos funcionan de manera similar a los índices empleados en las bibliotecas para ubicar un determinado libro.
La Captura de los Documentos Físicos en el Software de Gestión Documental
El primer paso para el almacenamiento de los documentos en un DMS es la captura. La captura es el proceso de digitalización de los documentos físicos. Esta captura puede realizarse mediante el escaneo de los documentos para ser convertidos en imágenes o también pueden ser procesados por un software de reconocimiento de caracteres (OCR Optical Character Recognition). Cuando un documento físico es procesado por un software OCR, éste se convierte en un documento electrónico editable y puede ser modificado usando Microsoft Word por ejemplo.
Distribución de los Documentos Digitales
Un software de gestión documental permite distribuir su contenido en todo el ámbito de la empresa de una manera controlada y organizada. Esto quiere decir que los documentos que almacena no deben ser alterables o accesibles a personas no autorizadas. En algunos casos los sistemas sólo distribuyen una copia de los archivos originales, mientras que los originales se mantienen en reserva e inalterables.
Los Sistemas de Gestión Documental en el Ámbito Empresarial
Generalmente este tipo de sistemas suelen estar integrados a otras aplicaciones empresariales, de modo que el manejo de los documentos digitales sea accesible desde las distintas aplicaciones empleadas en los diversos procesos de la organización. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o un sistema CRM (Customer Relationship Management) suelen estar integrados con los sistemas DMS para el fácil acceso de los documentos.
El Manejo del Flujo de Trabajo en la Gestión de los Documentos
El manejo de los documentos digitales siguen un determinado orden o flujo de trabajo definido por la empresa. Estos documentos pueden pasar por diversas áreas o procesos durante su ciclo de vida. Los sistemas DMS permiten definir los flujos de trabajo o workflow de manera personalizable para cada empresa.
Si estás pensando implantar alguna solución de gestión documental en la empresa, te comento que existe una gran variedad de opciones, muchas de ellas como software libre. Algunas de las más conocidas son: Alfresco, OpenKM, Archivista, Nuxeo, etc.
