Review Beesy: App para Tomar Notas de Nivel Profesional

By | octubre 18, 2012
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A muchos de nosotros nos ha pasado en más de alguna ocasión que tenemos muchas tareas pendientes e importantes que debemos completar durante el día, y que al final terminamos haciendo otras muy distintas, aplazando lo que teníamos que hacer para el día siguiente, generándonos una sensación de intranquilidad y fracaso. Esto nos puede pasar como estudiantes, profesionales, ejecutivos o empresarios, si no organizamos nuestro tiempo de manera adecuada y llevamos un control de las tareas que debemos de realizar.

Hoy en día gracias al desarrollo de la tecnología, podemos organizar mejor nuestro tiempo y ser mucho más productivos tanto en el ámbito personal como en el profesional. Pero para ello necesitamos de las herramientas necesarias para gestionar nuestras tareas de la manera más eficientemente posible. Si tienes un iPad no puedes dejar de aprovechar el gran potencial que nos ofrece el dispositivo, gracias a la gran cantidad de aplicaciones de productividad disponibles en la App Store.

 

Beesy (v1.43)

En este artículo vamos a analizar una de las aplicaciones de productividad más completas que hemos tenido la oportunidad de probar. La App se llama Beesy y está disponible sólo para el iPad a unos USD$ 5.99 (la puedes encontrar en este enlace). La aplicación ha sido recientemente actualizada para iOS 6 y puede soportar los siguientes idiomas: Español, inglés, italiano, francés, alemán y chino.

Para sacar el máximo provecho a la aplicación, es necesario tomarse un tiempo para entenderla, estudiarla y conocer todos sus detalles. Si no estás acostumbrado a utilizar aplicaciones de productividad, planificación y organización, quizá la curva de aprendizaje sea un poco alta porque no es muy intuitiva desde el principio, pero realmente vale la pena si quieres organizar mejor tus tareas y maximizar tu productividad.

Beesy: Características y Funciones

Beesy es una aplicación bastante completa y compleja, que nos permitirá realizar diversos tipos de tareas. Aunque su función principal sea la de optimizar el trabajo de tomar notas para las reuniones de negocio, su extenso conjunto de características nos permitirá sacarle provecho para muchos otros tipos de uso y perfiles de usuarios como por ejemplo:

  • Estudiantes
    • Organizar notas de clase.
    • Planificar las tareas pendientes de las materias de estudio.
    • Asignar responsabilidades a otros integrantes del grupo de estudio.
    • Compartir las notas por correo.
    • Gestionar la agenda de estudios.
  • Profesionales
    • Organizar y coordinar objetivos y proyectos de trabajo.
    • Tomar notas de manera organizada y eficiente.
    • Gestionar la agenda de trabajo.
    • Gestionar una libreta de contactos.
  • Empresarios y ejecutivos
    • Organizar e integrar tareas y notas con los eventos del calendario.
    • Crear notas y minutas de las reuniones de negocios.
    • Extraer de manera automática las tareas por hacer a partir de las notas generadas de la reunión.
    • Organizar las tareas por proyectos, objetivos y personas responsables.
    • Analizar las tareas prioritarias por cumplir en la agenda.

En resumen, Beesy es una aplicación All-in-one que nos permitirá ser más productivos en el ámbito estudiantil, profesional o empresarial, integrando las siguientes funciones:

  • Avanzado sistema para tomar notas. Beesy nos permite agregar elementos como: acciones, fechas, anotaciones, direcciones web, ubicaciones en el plano, llamadas, reuniones, documentos, preguntas, ideas, clientes, contactos, grabaciones de audio, e-mail y fotos. Estas notas pueden ser exportadas a Evernote o compartidas vía e-mail en formato de texto incluyendo elementos multimedia como audio, fotos, esquemas u otros.
  • Planificador de tareas pendientes. Beesy nos permite categorizar nuestras tareas pendientes de acuerdo a cuatro características: Importante, no importante, urgente y no urgente. El tablero principal nos muestra una matriz con las tareas vencidas, del día o de la semana, organizadas de acuerdo a las características antes mencionadas. De este modo podemos organizar mejor nuestro tiempo y darle prioridad a las tareas que realmente necesitan de nuestra atención.
  • Gestión de proyectos. Beesy nos permite crear objetivos por proyecto y asignarle tareas o notas. Podemos realizar un seguimiento a las tareas pendientes y ver el estado del proyecto en un panorama amplio.

Beesy: Análisis

La aplicación ofrece una gran cantidad de herramientas para gestionar nuestro tiempo de la mejor manera posible. Pero la abrumadora cantidad de opciones y la lógica particular del sistema, nos obliga a pasar por un período de estudio y pruebas antes de poder aprovechar al máximo su potencial. A continuación te daré algunos detalles sobre su funcionamiento para que puedas aprovechar la aplicación.

Funcionamiento

Luego de probar y analizar por casi un mes la aplicación Beesy, trataré de simplificar y explicar de manera sencilla el funcionamiento y la lógica de la herramienta para que puedas acelerar tu proceso de aprendizaje y puedas sacar el máximo provecho de ella.

Las Acciones Como Unidad Básica de Información en Beesy

La acción es la unidad básica de información en Beesy. Alrededor de este elemento se organiza todo el contenido de la herramienta, ofreciendo distintas vistas de las acciones para cada necesidad en particular.

Una acción puede ser cualquiera de estos elementos: acciones (tareas), fechas, anotaciones, direcciones web, ubicaciones en el plano, llamadas, reuniones, documentos, preguntas, ideas, clientes, contactos, grabaciones de audio, e-mail y fotos.

Todas las acciones son configurables y tienen las siguientes propiedades:

  • Seguir: Indica si la acción debe contar con fecha para su seguimiento.
  • Importante: Si la acción es o no importante.
  • Urgente: Si la acción es o no urgente.
  • Privado: Si la acción es privada, entonces no se incluye en el reporte automatizado.
  • Prioridad: Indica el nivel de prioridad de la acción.
  • Duración: Indica la duración de la acción.
  • Preparación: Es el tiempo que podemos predefinir en días para que una acción deba ser completada.
  • Titulo: Todas las acciones tienen un título que las identifica.
  • Proyecto: Nos indica el proyecto al cual pertenece una acción.
  • Tema: Una acción puede o no tener un tema asociado. El tema es parte de las notas de reunión.
  • Atribución: A quién se le atribuye una acción.
  • Fecha de culminación: Cuándo debería de haberse completado la acción.
  • Completado: Si la acción se ha completado o no.

Hay acciones especiales que además pueden contener información multimedia como páginas web, esquemas, grabaciones de audio o hasta fotos. Para acceder a su contenido sólo basta con tocar el ícono de la acción.

Las acciones se crean como parte de un proyecto, pero no necesariamente deben pertenecer a uno. Si no le asignamos un proyecto a la acción creada, ésta formará parte del Proyecto Predeterminado. También es posible eliminar la asociación de una acción con el Proyecto Predeterminado quitando la selección del proyecto al modificar sus propiedades. Las acciones también pueden existir sin formar parte de una nota debido a que no es necesario que se le asigne un tema a las acciones. De este modo podemos crear listas de tareas por hacer de manera rápida y sencilla.

Las Notas Como Agrupación de Acciones

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Las notas constan de participantes y temas. Los temas a su vez están compuestos por acciones. Podemos crear notas directamente desde la opción de Notas o sino también podemos crear notas asociadas a eventos de nuestro calendario.

Para crear una nota asociada a un evento de calendario sólo debemos ir al Dashboard y tocar un evento. Automáticamente se creará una nota asociada para que empecemos a asignarle tareas.

Las Notas forman parte del típico escenario de reuniones de negocios o estudios en donde hay una serie de participantes y se tratan diversos temas en la agenda de la reunión. Por cada tema se crean tareas y recaban datos de la reunión. Al final podemos crear un documento con toda la información genera en la reunión y enviarlo por correo electrónico a todos los participantes.

Las notas pueden mostrarse agrupadas por proyecto o por fechas.

El Dashboard

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El Dashboard es nuestro tablero principal. Allí veremos la agenda de eventos sincronizada con nuestro iPad, las últimas notas en la parte inferior y una vista de Matriz con las tareas organizadas por urgente, no urgente, importante y no importante.

Las tareas que se muestran en la matriz se organizan de acuerdo a tres criterios: tareas vencidas, tareas del día o tareas dentro de una semana. La fecha de referencia sobre la cual se genera la lista depende de la fecha seleccionad en el calendario de la agenda.

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También es posible analizar el avance de las tareas mediante la opción Analizar. Esta presentación nos muestra las acciones agrupadas por proyecto, gente o tipos de acción. Y mediante el color nos indica si tenemos en dónde se encuentran las acciones que requieren de nuestra mayor atención.

 

La Vista de Acciones

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En la Vista de Acciones podemos ver todas las acciones agrupadas por tipo. Podemos elegir ver todas las acciones o sólo ver aquellas que faltan completar. Por cada tipo de acción podemos agrupar los resultados por persona asignada, proyecto o tema.

 

La Vista de Gente

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En esta vista conoceremos todas las acciones asignadas a las personas. De manera similar a la vista de acciones, podemos agrupar los resultados por tipo de acción, proyecto o tema. Aquí solo se muestran las acciones que requieren de seguimiento.

 

La Vista de Proyectos

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Los proyectos forman parte de los objetivos. Y un objetivo puede contener más de un proyecto. Al seleccionar un proyecto del menú, se mostrarán todas las acciones que requieren de seguimiento. Estos resultados pueden ser agrupados por persona, tipo de acción o tema.

Pruebas

Durante nuestras pruebas con la aplicación encontramos un pequeño error:

  • El cuadro que nos permite cambiar el tipo de acción nos muestra las opciones en idioma inglés y no en castellano como en el resto de la aplicación.

También identificamos algunas oportunidades para mejorar la aplicación:

  • Al ingresar información para la acción de anotación, se debería de evitar que el cuadro se cierre al tocar otra zona de la pantalla. Podría mostrarse un botón de guardar y cancelar para dicho propósito ya que si se toca por accidente la pantalla se pierden todo los datos que no se hayan guardado en la acción de anotación.
  • Una acción debería de poder ser asignada a mas de una persona.
  • Sería interesante contar con un nuevo tipo de acción que nos permita ingresar información numérica como hoja de cálculo, o al menos alguna opción que nos permita realizar cálculos mientras tomamos nota en una reunión.

Los errores suelen corregirse con las actualizaciones automáticas de la aplicación, y en algunas ocasiones pueden incluir mejoras o funciones adicionales.

 

Recuerda que el tiempo es el activo más valioso que poseemos, así que debemos de evitar desperdiciarlo lo menos posible. Gracias a la aplicación Beesy podremos aumentar nuestra productividad y gestionar mejor nuestro tiempo.

Espero que te haya gustado nuestra reseña. Pronto sortearemos 3 licencias de la aplicación gracias a BeesApps, así que mantente al tanto de nuestro blog y hazte fan de la página de Facebook de BeesApps (aquí el enlace) y también de nuestro fanpage de Facebook aquí, para que no te pierdas la promoción y puedas ganarte la licencia y disfrutar de una de las mejores aplicaciones de productividad para el iPad. También puedes visitar su página oficial en español siguiendo este enlace.


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